10, 20, 50 oder 200 Konferenzräume mit AV- und Medientechnik betreiben?

Wir sorgen mit unserem AV-Betrieb dafür, dass Ihre Konferenzräume immer funktionieren!

Zwei klassische Probleme lösen wir, die viel mehr Geld und Reputation kosten als der eigentliche Betrieb.

 
 

1. Der verärgerte Vorstand.

Für eine Videokonferenz treffen international ein Dutzend Führungskräfte zusammen. Um 9 Uhr soll es losgehen. Wegen technischer Schwierigkeiten startet die Konferenz erst um 9.10 Uhr. Solche Verzögerungen verschwenden die wertvolle Zeit vieler Personen. Gleichzeitig wird die Erwartungshaltung professioneller Mediennutzung enttäuscht. Schwerer wiegt der Fokusverlust, der Führungskräfte verärgert. Ihre Botschaften verlieren an Wirkung.
 

2. Die beschädigte Marke.

Es spielt keine Rolle, warum etwas nicht funktioniert. Auch gut gemeinte Entschuldigungen können nicht verhindern, dass Ausfälle, Verzögerungen und Hindernisse auf die Marke des Gastgebers zurückfallen. Gäste, Partner, Kunden oder die Öffentlichkeit behalten bedauernd in Erinnerung, dass man als Gastgeber eine schlechte Figur abgegeben hat.

Konferenzraumbetrieb/AV-Betrieb –
nennen wir unser bewährtes
Paket an Dienstleistungen.

Konferenzen:
Vorbereitung der Konferenzräume für den Einsatz, Prüfung aller Systeme, Test der Anwendungen und Medien. Herstellung von sicheren Verbindungen und sicherheitssensiblen Umgebungen. Einweisung der Nutzer. Individuelle Anpassungen der Technik bei Bedarf. Persönliche Hilfestellung. Wiederherstellung des Raums nach der Nutzung.

Videokonferenzen:
Herstellen der Verbindungen, Prüfung von verständlichem Ton und ruckfreiem Bild. Test der Videoapplikationen und Medieninhalte. Überwachung von Aufzeichnungen oder Schutz vor Mitschnitten bei sicherheitssensiblen Inhalten. Einweisung der Nutzer. Standby während wichtiger Videokonferenzen. Nach Ende der Videokonferenz Wiederherstellung des Raums. Ggf. Löschung von sicherheitsbewährten Daten auf Präsentationsmedien.

Collaboration Rooms:
Vorbereitung der Raumsysteme, Verbindung mit anderen Standorten, Einspielung des Contents, Test der Anwendungen und Inhalte, Einweisung der Nutzer, Standby im Betrieb und Assistenzaufgaben, Integration weiterer Systeme. Nach Ende der Session Sicherung und Versand der Daten. Wiederherstellung des Raums.

Konferenzräume und Technik
Betreuung aller Räume, Koordination der Wartung, Instandsetzungen ad hoc, Aktualisierung von Software und Inhalten, Ertüchtigungsarbeiten, Schichtplanung, Ticketsystem, Train the Trainer, Berichtswesen, Optimierung von Abläufen.

Wir verfügen für den Konferenzraumbetrieb/AV-Betrieb als einziger Anbieter über ein ISO-zertifiziertes System.

Den Konferenzraumbetrieb oder AV-Betrieb bieten wir in verschiedenen Service Levels:
 
S 1 – Echtzeit vor Ort:
ICT-Mitarbeiter führen alle Betreuungsarbeiten in den Räumen unseres Kunden aus, stehen sofort bereit. Über Schichtpläne wird qualifiziertes Personal von beispielsweise Montag bis Freitag von 7.30 – 18.00 Uhr eingesetzt. Diese regelmäßige Betreuung wird bei Veranstaltungen verlängert oder auch am Wochenende bereitgestellt.
 
S 2 – Echtzeit Remote:
ICT-Mitarbeiter sind per Telefon, Mail, Messenger, Videochat und App aus der Ferne verfügbar bei der Bedienung, bei Problemen oder Fehlern.
 
S 3 – On demand:
ICT-Mitarbeiter sind persönlich vor Ort oder remote verfügbar, um nach Aufwand Einweisungen vorzunehmen oder Probleme zu lösen.
 
Ein typisches Mandat ist für uns ein Firmengelände mit 50, 100 oder 300 Konferenzräumen, die an sechs Tagen von 7 – 20 Uhr betrieben werden sollen.
 
Ein Objektleiter mit einem oder zwei Technikern betreut vor Ort die Nutzer. Damit sichern wir den Erfolg von jährlich typischerweise über 30.000 Veranstaltungen verschiedenster Größe und Formate.

Sie möchten wissen wie ein solche AV-Betriebsmandate konzipiert, ausgeschrieben und umgesetzt wird?
Fragen Sie unser Team:

Steve Schirm
Operations Manager Customer Services

Phone +49 174 3090268
E-Mail steve.schirm@ict.de

Alexander Bommel
Head of Customer Services

Phone +49 7025 102594
E-Mail alexander.bommel@ict.de

Erik Wolff
Vorstand

Phone +49 7025 102335
E-Mail erik.wolff@ict.de